Politica de confidențialitate

Prin utilizarea site-ului web www.valvex.com, utilizatorul declară că a citit politica noastră de confidențialitate și că este de acord cu aceasta.

PREVEDERI GENERALE.

Compania Valvex S.A (denumită în continuare „Valvex” sau „Operator”) acordă o importanță deosebită respectării confidențialității persoanelor ale căror date le prelucrează în cursul activității sale, inclusiv confidențialității utilizatorilor care vizitează site-ul web administrat https://valvex.com de Valvex (denumit în continuare: „site web”).

Valvex răspunde de controlul datelor cu caracter personal care sunt colectate și prelucrate în cooperare cu dumneavoastră. Respectăm confidențialitatea și vom proteja datele personale pe care le prelucrăm. Toate datele cu caracter personal sunt prelucrate conform reglementărilor aplicabile privind protecția datelor cu caracter personal.

Scopul prezentei politici de confidențialitate este de a vă informa cu privire la tipurile de date cu caracter personal pe care le colectăm atunci când intrați într-o anumită relație cu noi, utilizați site-ul nostru web sau interacționați direct cu noi și pașii pe care îi luăm pentru a vă proteja și a securiza informațiile personale.

Această politică și principiile sale se aplică informațiilor de identificare cu caracter personal (date cu caracter personal) pe care vi le-am putea solicita și pe care le folosim, indiferent dacă se bazează pe consimțământul dumneavoastră sau pe alte premise care ne autorizează să prelucrăm date cu caracter personal. Veți aflai mai multe despre acest subiect mai departe în cadrul acestei politici.

1. DEFINIȚII.

a. Operator de date cu caracter personal – în sensul art. 4 pct. 7 din Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (denumit în continuare: „RGPD”) Operatorul datelor cu caracter personal este Valvex S.A. cu sediul social în Jordanów, la adresa ul. Nad Skawa 2, 34-240 Jordanów, înscrisă în registrul antreprenorilor al Registrului Tribunalului Național de către Judecătoria Cracovia – Śródmieście din Cracovia, Secția a 12-a Comercială a Registrului Tribunalului Național, cu numărul KRS 0000026818, NIP: 735-00-24-499, REGON: 490399956.

b. Date cu caracter personal – informații despre o persoană fizică identificată sau identificabilă prin unul sau mai mulți factori specifici care determină identitatea fizică, fiziologică, genetică, mentală, economică, culturală sau socială, inclusiv imaginea, înregistrarea vocală, datele de contact, datele de localizare, informațiile conținute în corespondență, informațiile colectate prin echipamente de înregistrare sau altă tehnologie similară.

c. Politică – această Politică (de transparență) privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale persoanelor care interacționează cu Valvex în nume propriu sau în numele entităților reprezentate.

d. RGPD – Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95 /46/CE.

e. Persoana vizată – persoana fizică la care se referă datele cu caracter personal prelucrate de Valvex.

2. PRZPRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL DE CĂTRE VALVEX.

2.1. În legătură cu activitățile sale comerciale, Valvex colectează și prelucrează date cu caracter personal conform dispozițiilor legale aplicabile, în special RGPD, și principiilor de prelucrare a datelor prevăzute în regulamentul respectiv.

2.2. Operatorul asigură transparența prelucrării datelor cu caracter personal, în special informează întotdeauna despre prelucrarea datelor în momentul colectării, inclusiv scopul și temeiul juridic al prelucrării (de exemplu, la încheierea unui contract de vânzare de bunuri sau de prestare de servicii). Valvex se asigură că datele sunt colectate numai în măsura necesară pentru atingerea scopului indicat și prelucrate numai în perioada pentru care colectarea este necesară.

2.3. Atunci când prelucrează date cu caracter personal, Valvex asigură securitatea și confidențialitatea acestora, precum și accesul persoanelor vizate la informații despre prelucrare. Dacă, în ciuda măsurilor de securitate aplicate, are loc o încălcare a protecției datelor cu caracter personal (de exemplu, „scurgerea” sau pierderea datelor), Valvex va informa persoanele vizate despre un astfel de eveniment, într-un mod conform reglementărilor.

3. CONTACTAȚI OPERATORUL DE DATE CU CARACTER PERSONAL.

3.1. Toate solicitările, cererile, notificările sau întrebările cu privire la datele dumneavoastră cu caracter personal prelucrate de Operator, inclusiv accesul la conținutul acestora, metoda de actualizare sau retragerea consimțământului pentru prelucrarea acestora, pot fi trimise prin e-mail la rodo@valvex.com sau în scris la următoarea adresă: VALVEX S.A., ul. Nad Skawa 2, 34-240 Jordanów.

3.2. Valvex nu este obligată să numească un responsabil cu protecția datelor cu caracter personal și nici nu a fost numit unul prin decizia voluntară a Valvex.

4. SECURITATEA DATELOR CU CARACTER PERSONAL.

4.1. Pentru a asigura integritatea și confidențialitatea datelor, Valvex a implementat proceduri care permit accesul la datele cu caracter personal doar persoanelor autorizate și numai în măsura necesară sarcinilor pe care le desfășoară. Valvex utilizează soluții organizatorice și tehnice pentru a se asigura că toate operațiunile asupra datelor cu caracter personal sunt înregistrate și efectuate numai de persoane autorizate.

4.2. Totodată, Valvex ia toate măsurile necesare pentru a se asigura că subcontractanții săi și alte entități partenere garantează utilizarea măsurilor de securitate adecvate ori de câte ori prelucrează date cu caracter personal în numele Valvex.

4.3. Valvex desfășoară o analiză continuă a riscurilor asociate cu prelucrarea datelor cu caracter personal și monitorizează caracterul adecvat al măsurilor de securitate a datelor utilizate pentru a gestiona amenințările identificate. Acolo unde este nevoie, Valvex implementează măsuri suplimentare pentru a spori securitatea datelor.

5. INFORMAȚII PRIVIND SCOPUL PRELUCRĂRII.

5.1. CERERE DE ANGAJARE ÎN POSTURI VACANTE.

a. SCOPUL PRELUCRĂRII: Dacă depuneți o cerere de angajare în cadrul Valvex, datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi prelucrate în următoarele scopuri:

• desfășurarea procesului de recrutare, în baza autorizației rezultate din art. 22¹ din Codul muncii, mai exact: nume și prenume, data nașterii, date de contact, studii, calificări profesionale și experiență profesională anterioară;

• derularea procesului de recrutare, pe baza consimțământului dumneavoastră privind prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, adică alte date cu caracter personal decât cele indicate la punctul de mai sus, furnizate în CV, formular, scrisoare de intenție și alte documente;

• implementarea interesului legitim al operatorului în sfera datelor obținute de la dumneavoastră în timpul procesului de recrutare în legătură cu verificarea aptitudinilor și a abilităților dumneavoastră necesare pentru a ocupa postul specificat în anunț;

• implementarea interesului legitim al operatorului în sfera datelor obținute de la dumneavoastră în timpul procesului de recrutare în legătură cu verificarea aptitudinilor și a abilităților dumneavoastră necesare pentru a ocupa postul specificat în anunț;

• implementarea interesului legitim al operatorului în cazul în care se impun prin lege dovada faptelor, demonstrarea îndeplinirii obligațiilor de investigare sau de protecție față de reclamații, în cazul în care reclamațiile respective vizează recrutarea, în procedurile în fața instanțelor sau a autorităților statului și în vederea posibilității de a răspunde scrisorilor, cererilor și solicitărilor;

• în vederea desfășurării viitoarelor procese de recrutare, pe baza consimțământului dumneavoastră privind prelucrarea datelor cu caracter personal furnizate în CV, formular, scrisoare de intenție și alte documente.

În cazul în care prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal urmează să aibă loc într-un alt scop decât cele indicate mai sus, aceasta se va realiza de fiecare dată după obținerea consimțământului dumneavoastră privind prelucrarea datelor cu caracter personal, în măsura și în scopul precizat în prezentul consimțământ (în temeiul articolului 6 alineatul 1 litera a) din RGPD).

b. TEMEI LEGAL: Temeiul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal menționate mai sus este respectarea obligației impuse de lege (articolul 6 alineatul 1 litera c) din RGPD) sau interesul nostru legitim (articolul 6 alineatul 1 litera f) din RGPD), precum și consimțământul în cazurile indicate mai sus.

c. SURSE DE DATE: Colectăm datele dumneavoastră cu caracter personal direct de la dumneavoastră atunci când depuneți o cerere de angajare într-un anumit post; printr-o altă persoană care vă recomandă pentru angajarea în cadrul Valvex, dacă ați fost de acord anterior cu acest lucru; din surse disponibile public, cum ar fi LinkedIN sau platforme de recrutare; în cadrul cooperării cu agențiile de recrutare și alte agenții de ocupare a forței de muncă.

d. SCOPUL PRELUCRĂRII DATELOR: Prelucrăm, printre altele, următoarele tipuri de date cu caracter personal: nume(e) și prenume, data nașterii, datele de contact furnizate de dumneavoastră, inclusiv numărul de telefon, adresa de e-mail, cetățenia, educația, data nașterii, locul nașterii, calificări profesionale, experiență profesională anterioară, incluse în curriculum vitae (CV) și scrisoarea de intenție și puse la dispoziție în timpul unui interviu de angajare sau în legătură cu desfășurarea testelor de evaluare sau de verificare.

e. DURATĂ DE PRELUCRARE ȘI STOCARE A DATELOR: Durata de prelucrare a datelor dumneavoastră cu caracter personal depinde de scopul în care sunt prelucrate acestea:

• datele cu caracter personal prelucrate în scopul derulării procesului de recrutare, în temeiul art. 6 secțiunea 1 litera c) din RGPD, vor fi prelucrate pe o perioadă de până la 3 luni de la încheierea procesului de recrutare;

• datele cu caracter personal prelucrate în scopul derulării procesului de recrutare, pe baza consimțământului dumneavoastră, în temeiul art. 6 secțiunea 1 litera a) din RGPD), vor fi prelucrate până la retragerea consimțământului sau pe o perioadă de până la 3 luni de la încheierea procesului de recrutare;

• datele cu caracter personal prelucrate în scopul implementării interesului legitim al operatorului în sfera datelor obținute de la dumneavoastră în timpul procesului de recrutare în legătură cu verificarea aptitudinilor și a abilităților dumneavoastră necesare pentru a ocupa postul descris în anunț, în temeiul art. 6 secțiunea 1 litera f) din RGPD), vor fi prelucrate până la retragerea consimțământului sau pe o perioadă de până la 3 luni de la încheierea procesului de recrutare;

• datele cu caracter personal prelucrate în scopul urmăririi interesului legitim al operatorului în cazul în care se impun prin lege dovada faptelor, demonstrarea îndeplinirii obligațiilor de investigare sau de protecție față de reclamații, dacă reclamațiile vizează recrutarea, în procedurile în fața instanțelor sau a autorităților statului și în scopul răspunsului la scrisori, cereri și solicitări, în temeiul art. 6 secțiunea 1 litera f) din RGPD), vor fi prelucrate în termenul de prescripție a reclamațiilor, conform dispozițiilor legale, precum și în termenul în care prevederile ne impun stocarea datelor;

• în vederea desfășurării viitoarelor procese de recrutare, pe baza consimțământului dumneavoastră pentru prelucrarea datelor cu caracter personal furnizate în CV, formular, scrisoarea de intenție și alte documente, în temeiul art. 6 secțiunea 1 litera a) din RGPD), vor fi prelucrate până la retragerea consimțământului, dar nu mai mult de o perioadă de un an de la data consimțământului.

f. OBLIGAȚIA DE FURNIZARE DE DATE: Furnizarea datelor este voluntară, dar este necesară pentru a putea include cererea în procesul de recrutare.

5.2. E-MAIL ȘI CORESPONDENȚĂ CLASICĂ.

a. SCOPUL PRELUCRĂRII: Dacă transmiteți către Valvex, prin e-mail sau corespondență clasică, fără legătură cu contractul încheiat sau fără legătură cu orice relație cu Valvex, datele cu caracter personal conținute în corespondența respectivă sunt prelucrate exclusiv în scopul comunicării și soluționării problemei la care se referă corespondența.

b. TEMEI LEGAL: Temeiul legal pentru prelucrare este interesul legitim al Valvex (articolul 6 alineatul 1 litera f) din RGPD), constând în corespondența care îi este adresată în legătură cu activitățile sale comerciale.

c. SCOPUL PRELUCRĂRII DATELOR: Valvex prelucrează numai date cu caracter personal relevante pentru problema la care se referă corespondența, de exemplu, adresa de e-mail, numele și prenumele expeditorului/destinatarului, funcția, datele cu caracter personal incluse de expeditor în cuprinsul corespondenței. Toată corespondența este stocată într-un mod care asigură securitatea datelor cu caracter personal conținute în aceasta (și a altor informații) și este dezvăluită doar persoanelor autorizate.

d. DURATĂ DE PRELUCRARE ȘI STOCARE A DATELOR: În cazul prelucrării datelor pe bază de interes legitim, acestea sunt prelucrate pentru o perioadă care permite implementarea acestui interes sau până când se depune o obiecție efectivă la prelucrarea datelor sub forma unui mesaj e-mail pe serverul de e-mail. Perioada de prelucrare a datelor poate fi prelungită dacă prelucrarea este necesară pentru stabilirea sau validarea unor reclamații sau protejarea față de reclamații, iar după această perioadă – numai dacă și în măsura cerute de lege.

e. OBLIGAȚIA DE FURNIZARE DE DATE: Furnizarea datelor este voluntară, dar necesară pentru gestionarea problemelor și desfășurarea corespondenței.

5.3. EXERCITAREA DREPTURILOR ACȚIONARILOR.

a. SCOPUL PRELUCRĂRII: Scopul prelucrării datelor este îndeplinirea obligațiilor care decurg din prevederile Codului civil, Codului societăților comerciale, precum și a hotărârilor adunării acționarilor în domeniul ținerii registrului acțiunilor, dematerializării acțiunilor, ținerii registrului acționarilor, executării acordului de vânzare a acțiunilor Valvex, permițând acționarilor să își exercite drepturile în legătură cu societatea, precum și să identifice date în scopul validării eventualelor reclamații din partea societății sau al protejării față de reclamații.

b. TEMEI LEGAL: Temeiul legal pentru prelucrarea de către societate a datelor dumneavoastră cu caracter personal este: a) art. 6 secțiunea 1 litera b) din RGPD – prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a lua măsuri la solicitarea persoanei vizate înainte de încheierea contractului; b) art. 6 secțiunea 1 litera c) din RGPD – obligația rezultată din prevederile Codului societăților comerciale privind ținerea unui registru de acțiuni, dematerializarea acțiunilor, ținerea unui registru al acționarilor și legislația fiscală privind stingerea obligațiilor de drept public; c) art. 6 secțiunea 1 litera f) din RGPD – interesul legitim al societății, sub forma (i) de a permite contactul cu acționarii și de a verifica identitatea acestora și (ii) de a valida eventuale reclamații sau de protecție față de reclamații.

c. SCOPUL PRELUCRĂRII DATELOR: Societatea prelucrează (i) date cu caracter personal de identificare a acționarului, cum ar fi numele, prenumele, adresa de domiciliu sau adresa de livrare și numărul PESEL, (ii) date conținute în împuterniciri, (iii) date privind acțiunile și drepturile rezultate, precum: numărul, tipul și numărul de acțiuni, precum și (iv) – în cazurile în care acționarii contactează electronic societatea – adresa de e-mail, (v) numărul de cont bancar.

d. DURATĂ DE PRELUCRARE ȘI STOCARE A DATELOR: Datele cu caracter personal incluse în listele de acționari și împuterniciri sunt stocate pe durata existenței societății și pot fi apoi transferate entității desemnate să arhiveze documentele în conformitate cu prevederile Codului societăților comerciale; datele cu caracter personal legate de contactul prin e-mail sunt stocate pentru o perioadă care permite societății să demonstreze respectarea obligațiilor care decurg din prevederile Codului societăților comerciale și termenul de prescripție pentru orice reclamații ale societății sau împotriva societății.

e. OBLIGAȚIA DE FURNIZARE DE DATE: Dacă sunteți acționar cu drept la acțiuni nominative, un girant sau un utilizator al acestor acțiuni, furnizarea datelor cu caracter personal este necesară pentru a vă înscrie în registrul de acțiuni, a vă stabili drepturile și a vă exercita drepturile în legătură cu acțiunile. Dacă sunteți împuternicit al unui acționar sau al unei alte persoane cu drept la acțiuni ale societății, furnizarea datelor cu caracter personal este necesară pentru a vă exercita drepturile aferente acțiunilor în numele principalului.

5.4. CONTACT TELEFONIC.

a. SCOPUL PRELUCRĂRII: În cazul în care contactați telefonic Valvex, în chestiuni care nu au legătură cu contractul încheiat sau cu relația de afaceri, Valvex poate solicita date cu caracter personal numai dacă este necesar să se ocupe de problema care constituie motivul pentru care ne-ați contactat. În plus, convorbirile telefonice ar putea fi înregistrate – în această situație, persoana în cauză este informată corespunzător la începutul conversației. Convorbirile sunt înregistrate pentru a consemna desfășurarea conversației și a genera o evidență a acordurilor sau a concluziilor cuprinse în acestea, precum și în scopuri statistice. Înregistrările sunt disponibile numai persoanelor care au legătură directă cu aspectele la care se referă conversațiile înregistrate.

b. TEMEI LEGAL: În această situație, temeiul legal este interesul legitim al Valvex (articolul 6 alineatul 1 litera f din RGPD), care constă în necesitatea soluționării chestiunii raportate legate de activitatea sa comercială. Datele cu caracter personal sub forma unei înregistrări a convorbirii sunt prelucrate în scopul monitorizării desfășurării conversației și a concluziilor, precum și în scopuri analitice și statistice – temeiul legal pentru prelucrare este consimțământul persoanei înregistrate (articolul 6 1 a din RGPD).

c. SCOPUL PRELUCRĂRII DATELOR: Valvex prelucrează numai date cu caracter personal relevante pentru problema la care se referă comunicarea, adică numărul de telefon al interlocutorului, numele și prenumele acestuia, funcția, datele cu caracter personal furnizate de interlocutor și relevante pentru activitățile desfășurate care fac obiectul consimțământului de înregistrare. Toată corespondența este stocată într-un mod care asigură securitatea datelor cu caracter personal conținute în aceasta (și a altor informații) și este dezvăluită doar persoanelor autorizate.

d. DURATĂ DE PRELUCRARE ȘI STOCARE A DATELOR: Durata de prelucrare a datelor de către Valvex depinde de scopul prelucrării. În cazul prelucrării datelor pe baza interesului legitim al Valvex, datele sunt prelucrate pe o durată care permite implementarea acestui interes sau până la depunerea unei opoziții efective la prelucrarea datelor. Dacă prelucrarea se bazează pe consimțământ, datele sunt prelucrate până la retragerea acestuia.

e. OBLIGAȚIA DE FURNIZARE DE DATE: Furnizarea datelor este voluntară, dar necesară pentru gestionarea problemelor și realizarea unei interacțiuni telefonice. Vă puteți retrage oricând consimțământul cu privire la înregistrarea unui apel telefonic.

5.5. SUPRAVEGHERE VIDEO ȘI CONTROL AL ACCESULUI.

a. SCOPUL PRELUCRĂRII: Datorită necesității de a asigura siguranța persoanelor, a bunurilor și a informațiilor comerciale, precum și pentru a preveni incidentele care amenință ordinea socială, Valvex folosește tehnologie de supraveghere video și de control al accesului la sediile și în spațiile administrate de aceasta. Datele cu caracter personal obținute prin tehnologie de supraveghere și control al accesului pot fi, de asemenea, prelucrate în scopul protejării față de reclamațiile formulate împotriva Valvex sau pentru stabilirea și validarea reclamațiilor de către Valvex în legătură cu scopul inițial al prelucrării.

b. TEMEI LEGAL: Temeiul legal al prelucrării datelor cu caracter personal este interesul legitim al Valvex (articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD), care constă în asigurarea securității persoanelor și a bunurilor aflate în zona administrată de Valvex, precum și în protejarea drepturilor acesteia.

c. SCOPUL PRELUCRĂRII DATELOR: Supravegherea video completează paza fizică și înregistrările electronice ale intrărilor/ieșirilor din unitățile Valvex. Supravegherea este activă non-stop și doar imaginea este înregistrată și salvată. Datorită identificării persoanelor pe baza cardurilor de acces, sistemul electronic de control al accesului înregistrează ora și locul în care se află persoanele.

Datele necesare în scopul identificării persoanelor includ, printre altele: numele și prenumele obținute dintr-o sursă sigură, de exemplu, pe baza unui act de identitate sau a unui alt element de identificare, numărul de înmatriculare al vehiculului de pe plăcuța de înmatriculare, timpul de ședere în sediul fabricii, înregistrat de camere și un sistem de înregistrare a intrărilor și ieșirilor din sediul societății.

d. DURATĂ DE PRELUCRARE ȘI STOCARE A DATELOR: În cazul prelucrării datelor pe baza interesului legitim al Valvex, datele sunt prelucrate pe o durată care permite implementarea acestui interes sau până la depunerea unei opoziții efective la prelucrarea datelor. Perioada de stocare a datelor este limitată la minimul necesar pentru îndeplinirea scopului identificării persoanelor. Datele cu caracter personal cuprinse în software-ul instalat în echipamentele Valvex sunt stocate pe serverul local pentru o perioadă de 90 de zile de la data înregistrării imaginii. Alte date care înregistrează durata șederii în fabrică, înregistrate în documentație electronică sau pe hârtie, sunt stocate pe termen nelimitat.

e. OBLIGAȚIA DE FURNIZARE DE DATE: Furnizarea datelor cu caracter personal este independentă de voința persoanei vizate. O persoană care se află în sediul Valvex nu are nicio posibilitate reală de a refuza să furnizeze date cu caracter personal ori de câte ori se află într-o zonă supusă supravegherii și înregistrării mișcărilor personale, folosind carduri electronice de acces.

f. OBLIGAȚIA DE FURNIZARE A DATELOR DE IDENTIFICARE: Furnizarea datelor dintr-un act de identitate sau un alt document identificator aprobat se face in general prin prezentarea acestuia. Vă puteți opune modului de obținere a datelor, dar datele sub forma numelui și a prenumelui dumneavoastră sunt informații necesare pentru ca noi să putem elibera un act de identitate.

NOTĂ – puteți decide să nu intrați în zona vizată de înregistrările persoanelor, incluse în supravegherea respectivă. Întreaga zonă monitorizată este marcată cu semne grafice corespunzătoare.

5.6. GESTIONAREA ACORDURILOR CU FURNIZORII ȘI A ACORDURILOR COMERCIALE (INCLUSIV NEGOCIEREA ȘI ÎNCHEIEREA ACORDURILOR).

a. SCOPUL PRELUCRĂRII: În legătură cu încheierea contractelor comerciale și de servicii în cadrul activităților sale comerciale, Valvex obține date ale persoanelor care reprezintă Părțile de la contractanți, în vederea încheierii contractului și a îndeplinirii obligațiilor contractuale, inclusiv a obligațiilor financiare. Astfel de date ar putea fi obținute încă din etapa de negociere a termenilor contractului, din etapa de solicitare de ofertă, ofertă, contract cu anexe și anexe de modificare a termenilor contractului și în cadrul corespondenței legate de executarea contractelor.

b. TEMEI LEGAL: Prelucrarea datelor cu caracter personal este necesară pentru executarea unui contract cu Partea pe care o reprezentați sau la cererea luării de măsuri în numele Părții înainte de semnarea unui astfel de contract (articolul 6 alineatul 1 litera b din RGPD), după cum este necesar pentru îndeplinirea obligațiilor legale ale Valvex care constau în evidențe contabile și fiscale (articolul 6 alineatul (1) litera (c) din RGPD) și, totodată, ar putea fi necesară în scopurile intereselor legitime urmărite de Valvex, și anume validarea reclamațiilor și protejarea față de acestea, conform art. 6 secțiunea 1 litera f din RGPD).

c. SCOPUL PRELUCRĂRII DATELOR: Valvex prelucrează doar date de identificare a persoanelor care reprezintă părțile din cadrul contractului, date necesare îndeplinirii obligațiilor contractuale.

d. DURATĂ DE PRELUCRARE ȘI STOCARE A DATELOR: Atunci când temeiul prelucrării este dat de necesitatea încheierii și executării contractului, datele sunt prelucrate până la încetarea acestuia. Perioada de prelucrare a datelor cuprinse în documentația contabilă și fiscală decurge din dispozițiile legale. Datorită posibilelor revendicări ale Părților din cadrul contractului, datele cu caracter personal pot fi prelucrate încă 3 ani – pentru revendicările legate de activitatea comercială, 6 ani – pentru revendicările consumatorilor, 10 ani – pentru revendicările consumatorilor confirmate printr-o decizie definitivă și obligatorie a unui instanțe sau autorități, apărute și care nu sunt prescrise înainte de 9 iulie 2018 (cu excepția documentelor contabile) sau se poate depune o obiecție efectivă la prelucrarea datelor.

e. OBLIGAȚIA DE FURNIZARE DE DATE: Furnizarea datelor este voluntară, dar necesară semnării contractului.

5.7. PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL ALE PERSONALULUI ANTREPRENORILOR CARE LUCREAZĂ CU VALVEX.

a. SCOPUL PRELUCRĂRII: În legătură cu încheierea contractelor comerciale și de servicii în cadrul activităților sale comerciale, Valvex obține de la antreprenori date ale persoanelor implicate în implementarea unor astfel de contracte (de exemplu, persoane de contact autorizate, persoane care răspund de plasarea comenzilor, de executarea comenzilor etc.). Domeniul de aplicare al datelor transferate este în fiecare caz limitat la măsura necesară executării contractului și, de obicei, nu include alte informații decât numele și prenumele și datele de contact ale societății.

b. TEMEI LEGAL: Aceste date cu caracter personal sunt prelucrate pentru a urmări interesul legitim al Valvex și al contractantului său (articolul 6 alineatul 1 litera f din RGPD), care constă în posibilitatea executării corecte și eficiente a contractului. Aceste date pot fi dezvăluite terților implicați în implementarea contractului, precum și entităților care obțin acces la date în baza prevederilor privind transparența informațiilor publice și a procedurilor desfășurate în baza legii achizițiilor publice, în măsura prevăzută de aceste dispoziții.

c. SCOPUL PRELUCRĂRII DATELOR: Valvex prelucrează numai date cu caracter personal relevante pentru implementarea relațiilor contractuale la care se referă comunicarea, adică numărul de telefon al companiei, adresa de e-mail a companiei, numele și prenumele, funcția.

d. DURATĂ DE PRELUCRARE ȘI STOCARE A DATELOR: Durata de prelucrare a datelor de către Valvex depinde de scopul prelucrării. Durata prelucrării poate rezultate și din legislație, atunci când aceasta constituie temeiul prelucrării. În cazul prelucrării datelor pe baza interesului legitim al Valvex (de exemplu, din motive de securitate), datele sunt prelucrate pentru o perioadă care să permită implementarea acestui interes, adică cel puțin pe durata contractului dintre Valvex și entitatea reprezentată sau până când depuneți o obiecție efectivă la prelucrarea datelor.

e. OBLIGAȚIA DE FURNIZARE DE DATE: Furnizarea datelor este voluntară, dar necesară pentru a stabili o colaborare comercială cu angajatorul sau clientul dumneavoastră. În lipsa datelor dumneavoastră, este imposibilă stabilirea unei colaborări în forma planificată de angajator în legătură cu sfera atribuțiilor dumneavoastră.

5.8. COLECTAREA DATELOR ÎN ALTE CAZURI.

a. SCOPUL PRELUCRĂRII: În legătură cu activitățile sale, Valvex colectează date cu caracter personal și în alte cazuri – de exemplu, prin crearea și utilizarea de contacte de afaceri durabile (rețea) în timpul întâlnirilor de afaceri, la evenimente din domeniu sau prin schimbul de cărți de vizită – în scopuri legate de inițierea și menținerea contactelor de afaceri.

b. TEMEI LEGAL: Temeiul legal pentru prelucrare în acest caz este interesul legitim al Valvex (articolul 6 alineatul 1 litera f din RGPD), care constă în crearea unei rețele de contacte în legătură cu activitatea sa.

c. SCOPUL PRELUCRĂRII DATELOR: Valvex prelucrează numai date cu caracter personal relevante pentru atingerea scopurilor de comunicare în relațiile de afaceri, de exemplu, numărul de telefon al companiei, adresa profesională de e-mail, numele și prenumele, funcția.

d. DURATĂ DE PRELUCRARE ȘI STOCARE A DATELOR: În cazul prelucrării datelor pe baza interesului legitim al Valvex (de exemplu, din motive de securitate), datele sunt prelucrate pentru o perioadă care permite implementarea acestui interes sau până la depunerea unei obiecțiuni efective la prelucrarea datelor.

e. OBLIGAȚIA DE FURNIZARE DE DATE: Furnizarea datelor este voluntară, dar necesară pentru stabilirea relațiilor de afaceri. În lipsa datelor dumneavoastră, este imposibilă stabilirea unei relații.

5.9. UTILIZAREA SITE-ULUI WEB ȘI A FORMULARELOR DE CONTACT.

a. SCOPUL PRELUCRĂRII: Activitatea utilizatorului pe site, inclusiv datele sale cu caracter personal, este înregistrată folosind module cookie și plug-in-uri ale rețelelor de socializare, despre care puteți citi mai multe în Politica specifică privind modulele cookie. Prelucrăm datele cu caracter personal furnizate în formularul folosit pentru a contacta furnizorii, în vederea menținerii relațiilor de afaceri și a comunicărilor cu privire la serviciile oferite.

b. TEMEI LEGAL: Temeiul legal pentru prelucrarea datelor cu caracter personal este interesul legitim al Valvex (articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD), care constă în necesitatea de a garanta utilizatorilor site-ului web accesul la conținutul acestuia și comunicarea prin canalele disponibile prin site-ul web, precum și necesitatea de a realiza statistici prin intermediul site-ului, în vederea îmbunătățirii funcționalității.

c. SCOPUL PRELUCRĂRII DATELOR: Valvex prelucrează numai datele cu caracter personal înregistrate prin intermediul modulelor cookie și datele furnizate în legătură cu o solicitare trimisă prin formularul de contact de pe site.

d. DURATĂ DE PRELUCRARE ȘI STOCARE A DATELOR: În cazul prelucrării datelor pe baza interesului legitim al Valvex (de exemplu, din motive de securitate), datele sunt prelucrate pentru o perioadă care permite implementarea acestui interes sau până la depunerea unei obiecțiuni efective la prelucrarea datelor. În cazul modulelor cookie instalate, prelucrarea acestora continuă până la retragerea consimțământului. e. OBLIGAȚIA DE FURNIZARE DE DATE: Furnizarea datelor este voluntară, dar necesară pentru gestionarea problemelor și menținerea relației stabilite în comunicarea prin intermediul site-ului web.

5.10. REȚELE DE SOCIALIZARE.

a. SCOPUL PRELUCRĂRII: Valvex prelucrează datele cu caracter personal ale utilizatorilor care vizitează profilurile Valvex pe rețelele de socializare (Facebook, LinkedIn, canal YouTube). Aceste date sunt prelucrate exclusiv în legătură cu administrarea profilului, inclusiv pentru a informa utilizatorii despre activitatea Valvex și pentru a promova diverse tipuri de evenimente, publicații educaționale, servicii și produse.

b. TEMEI LEGAL: Temeiul legal pentru prelucrarea datelor cu caracter personal de către Valvex în acest scop este interesul său legitim (articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD), care constă în promovarea propriei mărci.

c. SCOPUL PRELUCRĂRII DATELOR: Valvex prelucrează datele de identificare de bază (nume și prenume, numele profilului dumneavoastră) în măsura în care sunt publicate de dumneavoastră pe propriul profil Facebook; alte date publicate de utilizator pe profilul Facebook.

d. DURATĂ DE PRELUCRARE ȘI STOCARE A DATELOR: Valvex prelucrează datele utilizatorilor site-ului pe durata interesului legitim al Valvex, pentru perioada în care utilizatorul urmărește profilul Valvex și, în cazul comunicării prin intermediul site-urilor, pe durata necesară până la încheierea conversației.

e. OBLIGAȚIA DE FURNIZARE DE DATE: Obținem toate datele dumneavoastră prin intermediul companiilor care operează rețele de socializare, din profilul dumneavoastră public și din consemnările de pe pagina de fani Valvex. Furnizarea datelor este voluntară, deși în cazul comunicării prin intermediul rețelelor de socializare este necesară pentru gestionarea problemelor și menținerea relației stabilite în comunicare.

6. DESTINATARII DATELOR.

6.1. În legătură cu desfășurarea unei activități care necesită prelucrare, datele cu caracter personal sunt dezvăluite unor entități externe, în special furnizorilor responsabili cu operarea sistemelor și a echipamentelor IT, agențiilor de securitate care desfășoară sarcini legate de supraveghere, entităților care prestează servicii juridice sau contabile, curierilor și companiilor de transport.

6.2. Distribuirea datelor cu caracter personal este permisă numai dacă este îndeplinită una dintre condițiile prevăzute la art. 6 secțiunea 1 sau la art. secțiunea 9 2 din RGPD.

6.3. Prelucrarea datelor cu caracter personal este încredințată unui terț în temeiul unui acord de prelucrare a datelor.

6.4. Valvex își rezervă dreptul de a dezvălui informațiile selectate cu privire la persoana vizată autorităților competente sau terților care solicită astfel de informații, conform unui temei legal corespunzător și în conformitate cu prevederile legii aplicabile.

7. TRANSFER DE DATE ÎN AFARA SEE.

Nivelul de protecție a datelor cu caracter personal în afara Spațiului Economic European („SEE”) este diferit de cel prevăzut de legislația europeană. Din acest motiv, Valvex transferă datele cu caracter personal în afara SEE numai atunci când este nevoie și cu un nivel adecvat de protecție, în special prin:

• cooperarea cu entitățile care prelucrează date cu caracter personal din țări pentru care a fost emisă o decizie corespunzătoare a Comisiei Europene cu privire la asigurarea unui nivel adecvat de protecție a datelor cu caracter personal;

• aplicarea clauzelor contractuale standard emise de Comisia Europeană, cu condiția asigurării unui nivel adecvat de protecție a datelor cu caracter personal;

• aplicarea normelor corporative obligatorii aprobate de autoritatea de supraveghere corespunzătoare;

• În etapa de colectare, Valvex informează întotdeauna despre intenția sa de a transfera date cu caracter personal în afara SEE.

8. DURATA DE PRELUCRARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL.

Durata de prelucrare a datelor de către Valvex depinde de scopul prelucrării. Durata de prelucrare a datelor poate decurge și din legislație, atunci când aceasta constituie temeiul prelucrării. În cazul prelucrării datelor pe baza interesului legitim al Valvex (de exemplu, din motive de securitate), datele sunt prelucrate pentru o perioadă care permite implementarea acestui interes sau până la depunerea unei obiecțiuni efective la prelucrarea datelor. Dacă prelucrarea se bazează pe consimțământ, datele sunt prelucrate până la retragerea acestuia. Atunci când temeiul prelucrării este dat de necesitatea încheierii și executării contractului, datele sunt prelucrate până la încetarea acestuia.

Perioada de prelucrare a datelor poate fi prelungită dacă prelucrarea este necesară pentru stabilirea sau validarea unor reclamații sau protejarea față de reclamații, iar după această perioadă – numai dacă și în măsura cerute de lege.

9. DREPTURI PE CARE LE AU PERSOANELE VIZATE ÎN LEGĂTURĂ CU PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL.

Persoanele vizate au următoarele drepturi:

• dreptul la informare cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal – în acest sens, Valvex oferă persoanei fizice care depune cererea informații despre prelucrarea datelor, inclusiv, în special, scopurile și temeiul juridic al prelucrării, domeniul de aplicare a datelor deținute, entități cărora le sunt transmise și data planificată a ștergerii datelor;

• dreptul de a obține o copie a datelor – în acest sens, Valvex furnizează o copie a datelor prelucrate cu privire la persoana care depune cererea;

• dreptul la rectificare – Valvex este obligată să înlăture eventualele neconcordanțe sau erori în datele cu caracter personal care sunt prelucrate și să le completeze dacă acestea sunt incomplete;

• dreptul de ștergere a datelor – în acest sens, puteți solicita ștergerea datelor a căror prelucrare nu mai este necesară pentru realizarea niciunuia dintre scopurile pentru care au fost colectate;

• dreptul la limitarea prelucrării – în cazul unei solicitări de acest fel, Valvex va înceta să mai efectueze operațiuni cu privire la datele cu caracter personal – cu excepția operațiunilor la care persoana vizată și-a dat consimțământul și pentru care datele sunt stocat conform principiilor de stocare adoptate – sau până când încetează motivele de limitare a prelucrării (de exemplu, se va emite o decizie a autorității de supraveghere prin care se autorizează prelucrarea ulterioară a datelor);

• dreptul de transfer al datelor – în acest sens, în măsura în care datele sunt prelucrate automat în legătură cu un contract încheiat sau cu consimțământul exprimat, Valvex emite date furnizate de persoana vizată într-un format care să permită citirea de către un computer a datelor. De asemenea, se poate solicita transmiterea acestor date către o altă entitate, cu condiția să existe posibilități tehnice în acest sens atât din partea Valvex, cât și a entității indicate;

• dreptul de opoziție la prelucrarea datelor în scop de marketing – persoana vizată poate obiecta în orice moment la prelucrarea datelor cu caracter personal în scop de marketing, fără a fi necesară justificarea unei astfel de obiecții;

• dreptul de opoziție la alte scopuri de prelucrare a datelor – persoana vizată se poate opune în orice moment – din motive legate de situația sa particulară – prelucrării datelor cu caracter personal care are loc pe baza interesului legitim al Valvex (de ex. în scopuri analitice sau statistice sau din motive legate de protecția bunurilor); obiecțiile în acest sens ar trebui să includă o justificare;

• dreptul de retragere a consimțământului – în cazul în care datele sunt prelucrate pe baza consimțământului, persoana vizată are dreptul de a-l retrage în orice moment, ceea ce, însă, nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragerea acestuia; • dreptul de depunere a unei reclamații – în cazul în care se consideră că prelucrarea datelor cu caracter personal încalcă prevederile RGPD sau alte prevederi privind protecția datelor cu caracter personal, persoana vizată poate depune o reclamație la autoritatea de supraveghere a prelucrării datelor cu caracter personal competentă pentru locul de reședință obișnuită a persoanei vizate, locul de muncă al acestuia sau locul în care a avut loc presupusa încălcare. În Polonia, autoritatea de supraveghere este președintele Biroului pentru protecția datelor cu caracter personal.

10. DEPUNEREA CERERILOR LEGATE DE EXERCITAREA DREPTURILOR.

10.1. O cerere de exercitare a drepturilor persoanelor vizate se poate depune:

• în scris, la următoarea adresă: VALVEX S.A., ul. Nad Skawa 2, 34-240 Jordanów.

• electronic, transmisă la adresa de e-mail: rodo@valvex.com

10.2. Dacă Valvex nu poate identifica o persoană pe baza unei cereri, Valvex va cere informații suplimentare solicitantului. Furnizarea acestor date nu este obligatorie, dar lipsa acestora va duce la refuzul cererii.

10.3. Solicitarea poate fi depusă în persoană sau printr-un reprezentant (de exemplu, un membru al familiei). Din motive de securitate a datelor, Valvex vă recomandă să utilizați o procură într-o formă certificată de un notar sau de un consilier juridic sau mandatar autorizat, fapt care va accelera semnificativ verificarea autenticității cererii.

10.4. Un răspuns la notificare ar trebui să fie oferit în termen de o lună de la primirea acesteia. Dacă este nevoie de prelungirea acestui termen, Valvex va informa solicitantul cu privire la motivele acestei acțiuni.

10.5. În cazul în care cererea este adresată electronic societății, răspunsul va fi oferit în același format, cu excepția cazului în care solicitantul a solicitat un răspuns într-un alt format. În alte situații, răspunsul este oferit în scris. Dacă termenul limită de prelucrare a cererii face imposibilă răspunsul în scris, iar sfera datelor solicitantului prelucrate de Valvex permite contactul prin mijloace electronice, răspunsul va fi oferit electronic.

10.6. Compania stochează informații cu privire la cererea depusă și la persoana care a depus cererea pentru a asigura conformitatea și pentru a stabili, a se proteja sau a valida eventuale reclamații ale persoanelor vizate. Registrul de cereri este stocat într-un mod care să asigure integritatea și confidențialitatea datelor cuprinse în acesta.

11. REGULI REFERITOARE LA COMISIOANE.

11.1. Procedura de depunere a cererilor este gratuită. Se pot percepe comisioane doar dacă:

• se solicită o a doua copie și orice copie ulterioară a datelor (prima copie a datelor este gratuită); în acest caz, Valvex poate solicita plata unui comision estimat pe baza costurilor administrative asociate cu îndeplinirea cererii;

• aceeași persoană formulează cereri excesive (de exemplu, extrem de frecvente) sau vădit nejustificate; în acest caz, Valvex poate solicita plata unui comision estimat pe baza costurilor de comunicare și a costurilor asociate cu luarea măsurii solicitate.

11.2. Dacă decizia de a impune un comision este pusă sub semnul întrebării, persoana vizată poate depune o reclamație la autoritatea de supraveghere a prelucrării datelor cu caracter personal competentă pentru reședința sa obișnuită, locul de muncă sau locul presupusei încălcări. În Polonia, autoritatea de supraveghere este președintele Biroului pentru protecția datelor cu caracter personal.

12. MODIFICĂRI LA POLITICA DE PRELUCRARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL.

Politica este verificată constant și, dacă este nevoie, este actualizată.