Datenschutzrichtlinie

Durch die Nutzung der Website www.valvex.com erklären Sie, dass Sie unsere Datenschutzbestimmungen gelesen haben und damit einverstanden sind.

ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN.

Valvex S.A. (im Folgenden „Valvex“ oder „Verantwortlicher“ genannt) legt besonderen Wert auf die Wahrung der Privatsphäre der Personen, deren Daten sie im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit verarbeitet, einschließlich der Privatsphäre der Nutzer, die die von Valvex verwaltete Website https://valvex.com (im Folgenden: „Website“ genannt) nutzen.

Valvex ist für die Kontrolle der personenbezogenen Daten verantwortlich, die im Rahmen unserer Zusammenarbeit mit Ihnen erhoben und verarbeitet werden. Wir respektieren Ihre Privatsphäre und schützen die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten. Alle personenbezogenen Daten werden im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften verarbeitet.

Zweck dieser Datenschutzbestimmungen ist es, Sie über die Arten von personenbezogenen Daten zu informieren, die wir erfassen, wenn Sie eine bestimmte Beziehung mit uns eingehen, unsere Website nutzen oder direkt mit uns interagieren, sowie über die Schritte, die wir zum Schutz und zur Sicherung Ihrer personenbezogenen Daten unternehmen.

Diese Bestimmungen und ihre Grundsätze gelten für persönlich identifizierbare Informationen (personenbezogene Daten), die wir von Ihnen erfragen und verwenden, sei es auf der Grundlage Ihrer Einwilligung oder anderer Voraussetzungen, die uns zur Verarbeitung personenbezogener Daten berechtigen. Mehr zu diesem Thema finden Sie weiter unten in diesen Datenschutzbestimmungen.

1. DEFINITIONEN.

a. Der für die Verarbeitung Verantwortliche – im Sinne von Art. 4 Abs. 7 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (im Folgenden: „DSGVO“ genannt) ist der für die Verarbeitung Verantwortliche Valvex S.A. mit Sitz in Jordanów, ul. Nad Skawą 2, 34-240 Jordanów, eingetragen im Unternehmerregister des Landesgerichtsregisters, das durch das Amtsgericht für Kraków-Śródmieście in Krakau, 12. Wirtschaftsabteilung des Landesgerichtsregisters unter der KRS-Nummer 0000026818, Steuer-ID NIP: 735-00-24-499, Gewerbenummer REGON: 490399956 geführt wird.

b. Personenbezogene Daten – Informationen über eine natürliche Person, die durch einen oder mehrere Faktoren identifiziert oder identifizierbar sind, die für die physische, physiologische, genetische, psychische, wirtschaftliche, kulturelle oder soziale Identität kennzeichnend sind, einschließlich Bild, Sprachaufzeichnung, Kontaktdaten, Standortdaten, Informationen aus dem Schriftverkehr, Informationen, die mit Hilfe von Aufzeichnungsgeräten oder ähnlichen Technologien gesammelt wurden.

c. Datenschutzbestimmungen – diese Datenschutzbestimmungen (Transparenz) für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Personen, die im eigenen Namen oder im Namen von vertretenen Unternehmen eine Beziehung mit Valvex eingehen.

d. DSGVO – Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG.

e. Betroffene Person – eine Person, auf die sich die von Valvex verarbeiteten personenbezogenen Daten beziehen.

2. VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN DURCH VALVEX.

2.1. Im Zusammenhang mit seinen Geschäftsaktivitäten sammelt und verarbeitet Valvex personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der DSGVO, und den darin vorgesehenen Datenverarbeitungsregeln.

2.2. Der für die Verarbeitung Verantwortliche sorgt für Transparenz bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und informiert insbesondere stets zum Zeitpunkt der Erhebung über die Verarbeitung, einschließlich des Zwecks und der Rechtsgrundlage der Verarbeitung (z. B. beim Abschluss eines Vertrags über den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen). Valvex gewährleistet, dass Daten nur in dem Umfang erhoben werden, der zur Erfüllung des angegebenen Zwecks erforderlich ist, und dass sie nur so lange wie nötig verarbeitet werden.

2.3. Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten gewährleistet Valvex deren Sicherheit und Vertraulichkeit und stellt sicher, dass die betroffenen Personen Zugang zu Informationen über die Verarbeitung haben. Sollte es trotz der vorhandenen Sicherheitsmaßnahmen zu einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten (z. B. „Datenleck“ oder Datenverlust) kommen, wird Valvex die betroffenen Personen in einer rechtskonformen Weise über ein solches Ereignis informieren.

3. KONTAKT MIT DEM FÜR DIE VERARBEITUNG VERANTWORTLICHEN.

3.1. Alle Forderungen, Anträge, Mitteilungen, Anfragen bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten, die vom Verantwortlichen verarbeitet werden, einschließlich des Zugangs zu deren Inhalt, der Art und Weise der Aktualisierung oder des Widerrufs der Zustimmung zu deren Verarbeitung, können per E-Mail an rodo@valvex.com oder schriftlich an VALVEX S.A., ul. Nad Skawą 2, 34-240 Jordanów, gesendet werden.

3.2. Valvex ist nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu ernennen, und es wurde auch kein Datenschutzbeauftragter durch freiwillige Entscheidung von Valvex ernannt.

4. SICHERHEIT DER PERSONENBEZOGENEN DATEN.

4.1. Um die Integrität und Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten, hat Valvex Verfahren eingeführt, die den Zugriff auf personenbezogene Daten nur befugten Personen und nur in dem für ihre Aufgaben erforderlichen Umfang ermöglichen. Valvex setzt organisatorische und technische Lösungen ein, um sicherzustellen, dass alle Vorgänge mit personenbezogenen Daten aufgezeichnet und nur von autorisierten Personen durchgeführt werden.

4.2. Valvex ergreift darüber hinaus alle erforderlichen Maßnahmen, um sicherzustellen, dass auch seine Unterauftragnehmer und andere kooperierende Unternehmen die Anwendung geeigneter Sicherheitsmaßnahmen gewährleisten, wenn sie personenbezogene Daten im Namen von Valvex verarbeiten.

4.3. Valvex führt eine kontinuierliche Analyse der Risiken durch, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten verbunden sind, und überwacht die Angemessenheit der angewandten Datenschutzmaßnahmen im Hinblick auf die festgestellten Risiken. Falls erforderlich, ergreift Valvex zusätzliche Maßnahmen zur Verbesserung der Datensicherheit.

5. INFORMATIONEN ÜBER DEN ZWECK DER VERARBEITUNG.

5.1.BEWERBUNG AUF FREIE ARBEITSPLÄTZE.

a. ZWECK DER VERARBEITUNG: Wenn Sie sich bei Valvex um eine Stelle bewerben, werden Ihre personenbezogenen Daten für diese Zwecke verarbeitet:

• zur Durchführung des Einstellungsverfahrens auf der Grundlage der in Artikel 22¹ des Arbeitsgesetzbuchs genannten Berechtigung in Bezug auf: Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Ausbildung, berufliche Qualifikationen und bisherige Beschäftigungsverhältnisse;

• zur Durchführung des Einstellungsverfahrens auf der Grundlage Ihrer Zustimmung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, d. h. anderer als der im vorstehenden Absatz genannten personenbezogenen Daten, die Sie in Ihrem Lebenslauf, Formular, Anschreiben und anderen Dokumenten angegeben haben;

• zur Erfüllung des berechtigten Interesses des für die Verarbeitung Verantwortlichen an den von Ihnen während des Einstellungsverfahrens erhaltenen Daten im Zusammenhang mit der Prüfung Ihrer für die ausgeschriebene Stelle erforderlichen Fähigkeiten und Fertigkeiten;

• zur Erfüllung des berechtigten Interesses des für die Verarbeitung Verantwortlichen an den von Ihnen während des Einstellungsverfahrens erhaltenen Daten im Zusammenhang mit der Prüfung Ihrer für die ausgeschriebene Stelle erforderlichen Fähigkeiten und Fertigkeiten;

• zur Verfolgung der berechtigten Interessen des für die Verarbeitung Verantwortlichen im Falle eines rechtlichen Erfordernisses zur Feststellung von Tatsachen, zum Nachweis der Erfüllung von Verpflichtungen zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen, wenn sich die Ansprüche auf unsere Einstellung beziehen, in Verfahren vor Gerichten oder staatlichen Behörden sowie zur Beantwortung von Schreiben, Anfragen und Aufforderungen;

• für künftige Einstellungsverfahren auf der Grundlage Ihrer Einwilligung in die Verarbeitung der personenbezogenen Daten, die Sie in Ihrem Lebenslauf, Formular, Anschreiben und anderen Dokumenten angeben.

Sollte die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für einen anderen als den oben genannten Zweck erfolgen, so geschieht dies jedes Mal nach Einholung Ihrer vorherigen Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in dem Umfang und zu dem Zweck, der in dieser Einwilligung angegeben ist (Grundlage gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) DSGVO).

b. RECHTSGRUNDLAGE: Die Grundlage für die Verarbeitung der genannten personenbezogenen Daten ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c ) DSGVO) oder unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO) sowie in den vorgenannten Fällen die Einwilligung.

c. DATENQUELLEN: Wir erheben Ihre personenbezogenen Daten direkt von Ihnen, wenn Sie sich um eine Stelle bewerben; durch eine andere Person, die Sie für eine Stelle bei Valvex empfiehlt, wenn Sie vorher Ihr Einverständnis gegeben haben; aus öffentlich zugänglichen Quellen wie LinkedIN oder Personalvermittlungsplattformen; in Zusammenarbeit mit Personalvermittlungs- und anderen Vermittlungsagenturen.

d. UMFANG DER DATEN: Wir verarbeiten unter anderem folgende Arten personenbezogener Daten: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, von Ihnen angegebene Kontaktdaten, einschließlich Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Staatsangehörigkeit, Ausbildung, Geburtsdatum, Geburtsort, berufliche Qualifikationen, bisheriger beruflicher Werdegang, wie sie in Ihrem Lebenslauf und Ihrem Anschreiben enthalten sind und wie sie im Rahmen eines Vorstellungsgesprächs oder im Zusammenhang mit der Durchführung von Auswahl- oder Eignungstests zur Verfügung gestellt werden.

e. BEARBEITUNGSZEIT – DATENSPEICHERUNG: Die Dauer der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten hängt von dem Zweck ab, für den die Daten verarbeitet werden:

• personenbezogene Daten, die zum Zweck des Einstellungsverfahrens auf der Grundlage von Art. 6 Absatz 1 Buchstabe c) DSGVO verarbeitet werden, werden für einen Zeitraum von bis zu 3 Monaten nach Abschluss des Einstellungsverfahrens verarbeitet;

• personenbezogene Daten, die zum Zwecke des Einstellungsverfahrens auf der Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) DSGVO verarbeitet werden, werden bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung oder bis zu 3 Monate nach Abschluss des Einstellungsverfahrens verarbeitet;

• personenbezogene Daten, die im berechtigten Interesse des für die Verarbeitung Verantwortlichen in Bezug auf Daten verarbeitet werden, die von Ihnen während des Einstellungsverfahrens im Zusammenhang mit der Prüfung Ihrer für die ausgeschriebene Stelle erforderlichen Fähigkeiten und Fertigkeiten auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO erhoben wurden, werden bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung oder für einen Zeitraum von bis zu 3 Monaten nach Abschluss des Einstellungsverfahrens verarbeitet;

• personenbezogene Daten, die im berechtigten Interesse des für die Verarbeitung Verantwortlichen im Falle einer rechtlichen Notwendigkeit zum Nachweis von Tatsachen, zum Nachweis der Erfüllung von Verpflichtungen zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen, wenn sich die Ansprüche auf unsere Einstellung beziehen, in Verfahren vor Gerichten oder staatlichen Behörden und zur Beantwortung von Schreiben, Anfragen und Aufforderungen auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f ) DSGVO) verarbeitet werden, werden für die Dauer der Verjährungsfristen für gesetzliche Ansprüche sowie für die Dauer des Zeitraums, für den wir gesetzlich zur Aufbewahrung der Daten verpflichtet sind, verarbeitet;

• für künftige Einstellungsverfahren auf der Grundlage Ihrer Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten, die Sie in Ihrem Lebenslauf, Formular, Anschreiben und anderen Dokumenten angegeben haben, auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a)  DSGVO) verarbeitet werden, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen, jedoch nicht länger als ein Jahr ab dem Datum Ihrer Einwilligung.

f. VERPFLICHTUNG ZUR BEREITSTELLUNG VON DATEN: Die Angabe von Daten ist freiwillig, aber notwendig, damit die Bewerbung für eine Einstellung berücksichtigt werden kann.

5.2. E-MAIL UND TRADITIONELLER SCHRIFTVERKEHR.

a. ZWECK DER VERARBEITUNG: Wenn Sie sich per E-Mail oder auf herkömmlichem Wege an Valvex wenden, die nicht mit dem abgeschlossenen Vertrag oder anderweitig mit einer Beziehung zu Valvex in Verbindung stehen, werden die in dieser Korrespondenz enthaltenen personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zweck der Kommunikation und zur Lösung der Angelegenheit, auf die sich die Korrespondenz bezieht, verarbeitet.

b. RECHTSGRUNDLAGE: Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist das berechtigte Interesse von Valvex (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f der DSGVO), das in der an Valvex gerichteten Korrespondenz im Zusammenhang mit seinen Geschäftstätigkeiten besteht.

c. UMFANG DER DATEN: Valvex verarbeitet ausschließlich personenbezogene Daten, die für die Angelegenheit, auf die sich die Korrespondenz bezieht, relevant sind, z. B. E-Mail-Adresse, Name des Absenders/Empfängers, Arbeitsplatz, personenbezogene Daten, die vom Absender im Inhalt der Korrespondenz enthalten sind. Der gesamte Schriftverkehr ist so aufzubewahren, dass die Sicherheit der darin enthaltenen personenbezogenen Daten (und sonstigen Informationen) gewährleistet ist, und darf nur an befugte Personen weitergegeben werden.

d. BEARBEITUNGSZEIT – DATENSPEICHERUNG: Werden Daten auf der Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeitet, so werden die Daten so lange verarbeitet, bis das berechtigte Interesse erfüllt ist oder bis ein wirksamer Widerspruch gegen die Verarbeitung in Form einer E-Mail auf dem Mailserver eingelegt wird. Die Verarbeitungsfrist kann verlängert werden, wenn die Verarbeitung für die Feststellung oder Geltendmachung von Ansprüchen oder die Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist, und danach nur, wenn und soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

e. VERPFLICHTUNG ZUR BEREITSTELLUNG VON DATEN: Die Angabe der Daten ist freiwillig, jedoch für die Bearbeitung der Fälle und die Aufrechterhaltung der Korrespondenzbeziehung erforderlich.

5.3. DEN AKTIONÄREN DIE AUSÜBUNG IHRER RECHTE ZU ERMÖGLICHEN.

a. ZWECK DER VERARBEITUNG: Der Zweck der Datenverarbeitung besteht darin, dass die Gesellschaft ihre Verpflichtungen gemäß dem Bürgerlichen Gesetzbuch, dem Handelsgesetzbuch und den Beschlüssen der Hauptversammlung in Bezug auf die Führung des Aktienregisters, die Dematerialisierung von Aktien, die Führung des Aktionärsregisters, die Durchführung des Kaufvertrags für Valvex-Aktien erfüllen kann, um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte in Bezug auf die Gesellschaft zu ermöglichen, sowie zur Feststellung von Tatsachen zum Zweck der Untersuchung möglicher Ansprüche oder der Abwehr von Ansprüchen durch die Gesellschaft.

b. RECHTSGRUNDLAGE: Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Gesellschaft ist: a) Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO – die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder für Maßnahmen erforderlich, die auf Antrag der betroffenen Person vor Abschluss eines Vertrags getroffen werden; b) Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c) DSGVO – Verpflichtung aufgrund der Bestimmungen des Gesellschaftsgesetzes in Bezug auf die Führung des Aktienregisters, die Dematerialisierung von Aktien, die Führung eines Aktionärsregisters und des Steuerrechts zur Begleichung öffentlich-rechtlicher Verbindlichkeiten. c) DSGVO – Verpflichtung aufgrund der Bestimmungen des Gesellschaftsgesetzes zur Führung des Aktienbuchs, der Entmaterialisierung von Aktien, der Führung des Aktionärsregisters und des Steuerrechts zur Begleichung öffentlich-rechtlicher Forderungen; c) Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO – berechtigtes Interesse der Gesellschaft in Form (i) der Ermöglichung der Kontaktaufnahme mit Aktionären und der Überprüfung ihrer Identität und (ii) der Geltendmachung möglicher Ansprüche oder der Abwehr von Ansprüchen.

c. UMFANG DER DATEN: Die Gesellschaft verarbeitet (i) personenbezogene Daten zur Identifizierung des Aktionärs, wie Name, Vorname, Wohn- oder Lieferanschrift und Erfassungsnummer PESEL, (ii) Daten, die in Vollmachten enthalten sind, (iii) Daten, die sich auf Aktien und die sich daraus ergebenden Ansprüche beziehen, wie Anzahl, Art und Nummern der Aktien, sowie (iv) – in Fällen, in denen Aktionäre die Gesellschaft elektronisch kontaktieren – die E-Mail-Adresse, (v) die Bankkontonummer.

d. BEARBEITUNGSZEIT – DATENSPEICHERUNG: Personenbezogene Daten, die in Aktionärslisten und Vollmachten enthalten sind, werden für die Dauer des Bestehens der Gesellschaft aufbewahrt und können dann gemäß den Bestimmungen des Handelsgesellschaftsgesetzbuchs an die zur Aufbewahrung der Dokumente beauftragte Stelle weitergeleitet werden; personenbezogene Daten, die sich auf die Kontaktaufnahme per E-Mail beziehen, werden für einen Zeitraum aufbewahrt, der es der Gesellschaft ermöglicht, die Einhaltung ihrer Verpflichtungen gemäß dem Handelsgesellschaftsgesetzbuch und der Verjährungsfrist für etwaige Ansprüche durch oder gegen die Gesellschaft nachzuweisen.

e. VERPFLICHTUNG ZUR BEREITSTELLUNG VON DATEN: Wenn Sie ein Aktionär mit Anspruch auf Namensaktien, ein Pfandgläubiger oder ein Nutzer solcher Aktien sind, ist die Bereitstellung personenbezogener Daten erforderlich, um Sie in das Aktienregister einzutragen, Ihre Rechte festzustellen und Ihre Rechte in Bezug auf die Aktien auszuüben. Wenn Sie ein Bevollmächtigter eines Aktionärs oder einer anderen Person sind, die Anspruch auf Aktien der Gesellschaft hat, ist die Bereitstellung personenbezogener Daten erforderlich, damit Sie Ihre Rechte an den Aktien im Namen des Vollmachtgebers ausüben können.

5.4. TELEFONISCHER KONTAKT.

a. ZWECK DER VERARBEITUNG: Bei telefonischer Kontaktaufnahme mit Valvex in Angelegenheiten, die nicht mit dem abgeschlossenen Vertrag oder der Geschäftsbeziehung zusammenhängen, kann Valvex personenbezogene Daten nur dann anfordern, wenn dies zur Bearbeitung der Angelegenheit, auf die sich die Kontaktaufnahme bezieht, erforderlich ist. Telefongespräche können auch aufgezeichnet werden; in diesem Fall wird der betreffenden Person zu Beginn des Gesprächs eine entsprechende Nachricht übermittelt. Die Befragungen werden aufgezeichnet, um den Verlauf der Befragung zu protokollieren und Aufzeichnungen über Vereinbarungen oder Schlussfolgerungen zu erstellen, sowie für statistische Zwecke. Die Aufzeichnungen sind nur für Personen zugänglich, die unmittelbar an der Ausführung der Angelegenheiten beteiligt sind, die Gegenstand der aufgezeichneten Gespräche sind.

b. RECHTSGRUNDLAGE: Die Rechtsgrundlage in diesem Fall ist das berechtigte Interesse von Valvex (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO), das in der Notwendigkeit besteht, eine gemeldete Angelegenheit im Zusammenhang mit seinen Geschäftsaktivitäten zu klären. Die Verarbeitung personenbezogener Daten in Form einer Aufzeichnung des Gesprächs erfolgt zum Zweck der Überwachung des Gesprächs und der Dokumentation der Schlussfolgerungen sowie zu analytischen und statistischen Zwecken – die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist die Einwilligung der aufgezeichneten Person (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO).

c. UMFANG DER DATEN: Valvex verarbeitet ausschließlich personenbezogene Daten, die für die Angelegenheit, auf die sich die Mitteilung bezieht, relevant sind, d. h. die Telefonnummer des Anrufers, den Namen des Anrufers, den Arbeitsplatz, die personenbezogenen Daten des Anrufers, die für die Aktivitäten, die von der Zustimmung zur Registrierung abgedeckt werden, relevant sind. Der gesamte Schriftverkehr ist so aufzubewahren, dass die Sicherheit der darin enthaltenen personenbezogenen Daten (und sonstigen Informationen) gewährleistet ist, und darf nur an befugte Personen weitergegeben werden.

d. BEARBEITUNGSZEIT – DATENSPEICHERUNG: Die Dauer der Verarbeitung durch Valvex richtet sich nach dem Zweck der Verarbeitung. Werden Daten auf der Grundlage eines berechtigten Interesses von Valvex verarbeitet, so werden die Daten so lange verarbeitet, bis das berechtigte Interesse erfüllt ist oder bis ein wirksamer Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt wird. Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, werden die Daten so lange verarbeitet, bis die Einwilligung widerrufen wird.

e. VERPFLICHTUNG ZUR BEREITSTELLUNG VON DATEN: Die Angabe der Daten ist freiwillig, aber für die Bearbeitung der Fälle und die Aufrechterhaltung der telefonischen Beziehung notwendig. Im Falle der Aufzeichnung eines Gesprächs können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

5.5. VIDEOÜBERWACHUNG UND ZUGANGSKONTROLLE.

a. ZWECK DER VERARBEITUNG: In Anbetracht der Notwendigkeit, die Sicherheit von Personen, Eigentum und Geschäftsinformationen zu gewährleisten und Vorfälle zu verhindern, die die öffentliche Ordnung bedrohen, setzt Valvex Videoüberwachung und Zugangskontrolle auf dem Gelände und in den Räumlichkeiten, die es verwaltet, ein. Personenbezogene Daten, die bei der Überwachung und Zugangskontrolle gewonnen werden, können auch zur Abwehr von Ansprüchen gegen Valvex oder zur Feststellung und Verfolgung von Ansprüchen von Valvex in Bezug auf den ursprünglichen Zweck der Verarbeitung verarbeitet werden.

b. RECHTSGRUNDLAGE: Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist das berechtigte Interesse von Valvex (Art. 6(1)(f) DSGVO), die Sicherheit von Personen und Eigentum auf dem von Valvex verwalteten Gelände zu gewährleisten und seine Rechte zu schützen.

c. UMFANG DER DATEN: Die Videoüberwachung ergänzt die physische Sicherheit und die elektronische Aufzeichnung der Ein- und Ausgänge in Einrichtungen von Valvex. Die Überwachung erfolgt rund um die Uhr, lediglich das Bild wird aufgezeichnet und gespeichert. Das elektronische Zutrittskontrollsystem erfasst die Zeit und den Aufenthaltsort von Personen mit Hilfe einer Zutrittskartenidentifikation.

Zu den für die persönliche Identifizierung erforderlichen Daten gehören u. a. der Name, der aus einer zuverlässigen Quelle stammt, z. B. auf der Grundlage eines Ausweises oder einer anderen Identifizierung, das Kfz-Kennzeichen auf dem Nummernschild, die Dauer des Aufenthalts auf dem Gelände, die von den Kameras und dem Eingangs- und Ausgangsregistrierungssystem des Unternehmens aufgezeichnet wird.

d. BEARBEITUNGSZEIT – DATENSPEICHERUNG: Werden Daten auf der Grundlage eines berechtigten Interesses von Valvex verarbeitet, so werden die Daten so lange verarbeitet, bis das berechtigte Interesse erfüllt ist oder bis ein wirksamer Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt wird. Die Aufbewahrungsfrist ist auf das Minimum beschränkt, das für den Zweck der Identifizierung von Personen erforderlich ist. Die personenbezogenen Daten, die in der auf den Valvex-Ressourcen installierten Software enthalten sind, werden auf dem lokalen Server für einen Zeitraum von 90 Tagen ab dem Datum der Bildregistrierung gespeichert. Andere Zeiterfassungsdaten, die in elektronischen oder Papieraufzeichnungen erfasst werden, werden auf unbestimmte Zeit aufbewahrt.

e. VERPFLICHTUNG ZUR BEREITSTELLUNG VON DATEN: Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist unabhängig vom Willen der betroffenen Person. Eine Person, die sich in den Räumlichkeiten von Valvex aufhält, hat keine reale Möglichkeit, die Angabe personenbezogener Daten zu verweigern, wenn sie sich in einem Bereich aufhält, der mit elektronischen Zugangskarten überwacht und aufgezeichnet wird.

f. VERPFLICHTUNG ZUR ANGABE VON INFORMATIONEN ZUR IDENTIFIZIERUNG: Die Freigabe von Daten aus einem Ausweisdokument oder einem anderen zugelassenen Identifikator erfolgt in der Regel durch Vorlage, Sie können der Art und Weise der Datenerhebung widersprechen, aber die Daten in Form Ihres Namens sind Informationen, die wir für die Ausstellung eines Ausweises benötigen.

HINWEIS – Sie können entscheiden, den Bereich, der von den Aufzeichnungen der Personen abgedeckt wird, einschließlich der Überwachung, nicht zu betreten. Der gesamte zu überwachende Bereich ist mit entsprechenden Hinweisschildern gekennzeichnet.

5.6. ABWICKLUNG VON LIEFERANTEN- UND HANDELSVERTRÄGEN (EINSCHLIESSLICH AUSHANDLUNG UND ABSCHLUSS VON VERTRÄGEN).

a. ZWECK DER VERARBEITUNG: Im Zusammenhang mit dem Abschluss von Handels- und Dienstleistungsverträgen im Rahmen der Geschäftstätigkeit erhält Valvex Daten von den Vertragspartnern der Personen, die die Parteien vertreten, um den Vertrag abzuschließen und die vertraglichen Verpflichtungen einschließlich der finanziellen Verpflichtungen zu erfüllen. Die Erfassung dieser Daten ist bereits in der Phase der Aushandlung der Vertragsbedingungen in der Phase der Angebotsanfrage, des Angebots, des Vertrags mit Anhängen und Anhängen zur Änderung der Vertragsbedingungen sowie im Zuge des Schriftverkehrs im Zusammenhang mit der Ausführung der Verträge möglich.

b. RECHTSGRUNDLAGE: Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist erforderlich für die Erfüllung eines Vertrags mit der Partei, die Sie vertreten, oder auf Anfrage, um vor der Unterzeichnung eines solchen Vertrags im Namen der Partei tätig zu werden (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO), sowie für die Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen von Valvex zur Führung von Buchhaltungs- und Steuerunterlagen (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO), und kann auch für die Zwecke der von Valvex verfolgten berechtigten Interessen, d. h. die Geltendmachung und Verteidigung von Ansprüchen, erforderlich sein (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO).

c. UMFANG DER DATEN: Valvex verarbeitet ausschließlich Daten zur Identifizierung der Personen, die die Vertragsparteien vertreten, sowie Daten, die für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen erforderlich sind.

d. BEARBEITUNGSZEIT – DATENSPEICHERUNG: Wenn die Grundlage für die Verarbeitung die Notwendigkeit für den Abschluss und die Erfüllung des Vertrags ist, werden die Daten bis zur Beendigung des Vertrags verarbeitet. Die Dauer der Verarbeitung der in den Buchhaltungs- und Steuerunterlagen enthaltenen Daten ist gesetzlich festgelegt. Aufgrund möglicher Ansprüche der Vertragsparteien können personenbezogene Daten für weitere 3 Jahre – bei unternehmensbezogenen Ansprüchen, 6 Jahre – bei Verbraucheransprüchen, 10 Jahre – bei Verbraucheransprüchen, die durch eine rechtskräftige Entscheidung eines Gerichts oder einer Behörde festgestellt wurden, vor dem 9. Juli 2018 entstanden und nicht verjährt sind – verarbeitet werden (mit Ausnahme von Buchhaltungsunterlagen) oder bis Sie einen wirksamen Einspruch gegen die Verarbeitung erheben.

e. VERPFLICHTUNG ZUR BEREITSTELLUNG VON DATEN: Die Angabe der Daten ist freiwillig, jedoch für den Vertragsabschluss erforderlich.

5.7. DIE VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN VON MITARBEITERN VON VERTRAGSPARTNERN, DIE MIT VALVEX ZUSAMMENARBEITEN.

a. ZWECK DER VERARBEITUNG: Im Zusammenhang mit dem Abschluss von Handels- und Dienstleistungsverträgen im Rahmen der Geschäftstätigkeit erhält Valvex von Vertragspartnern Daten über die Personen, die an der Ausführung solcher Verträge beteiligt sind (z. B. Kontaktberechtigte, Personen, die Bestellungen aufgeben, Personen, die Aufträge ausführen usw.). Der Umfang der übermittelten Daten ist in jedem Fall auf den für die Vertragserfüllung erforderlichen Umfang beschränkt und umfasst in der Regel keine anderen Informationen als den Namen und die geschäftlichen Kontaktdaten.

b. RECHTSGRUNDLAGE: Diese personenbezogenen Daten werden im berechtigten Interesse von Valvex und seinem Vertragspartner (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO) verarbeitet, um die korrekte und wirksame Erfüllung des Vertrags zu ermöglichen. Diese Daten können an Dritte weitergegeben werden, die an der Ausführung des Auftrags beteiligt sind, sowie an Stellen, die auf der Grundlage von Vorschriften über öffentliche Informationen und Verfahren auf der Grundlage des Vergaberechts Zugang zu den Daten haben, soweit dies in diesen Vorschriften vorgesehen ist.

c. UMFANG DER DATEN: Valvex verarbeitet ausschließlich personenbezogene Daten, die für die Erfüllung des Vertragsverhältnisses, auf das sich die Mitteilung bezieht, relevant sind, d. h. geschäftliche Telefonnummer, geschäftliche E-Mail-Adresse, Name, Position.

d. BEARBEITUNGSZEIT – DATENSPEICHERUNG: Die Dauer der Verarbeitung durch Valvex richtet sich nach dem Zweck der Verarbeitung. Die Dauer der Verarbeitung kann sich auch aus Rechtsvorschriften ergeben, wenn diese die Grundlage für die Verarbeitung bilden. Wenn Daten auf der Grundlage des berechtigten Interesses von Valvex (z. B. aus Sicherheitsgründen) verarbeitet werden, werden die Daten für die Dauer des berechtigten Interesses verarbeitet, d. h. mindestens für die Dauer des Vertrags, der Valvex und das von Ihnen vertretene Unternehmen bindet, oder bis Sie einen wirksamen Einspruch gegen die Verarbeitung erheben.

e. VERPFLICHTUNG ZUR BEREITSTELLUNG VON DATEN: Die Angabe von Daten ist freiwillig, jedoch notwendig, um eine Geschäftsbeziehung mit Ihrem Arbeitgeber oder Auftraggeber herzustellen. Ohne die Bereitstellung Ihrer Daten ist es nicht möglich, die von Ihrem Arbeitgeber vorgesehene Form der Zusammenarbeit in Bezug auf Ihre Aufgaben einzugehen.

5.8. DATENERHEBUNG IN ANDEREN FÄLLEN.

a. ZWECK DER VERARBEITUNG: Im Zusammenhang mit seiner Geschäftstätigkeit erhebt Valvex auch in anderen Fällen personenbezogene Daten – z. B. durch den Aufbau und die Nutzung dauerhafter gegenseitiger Geschäftskontakte (Networking) bei Geschäftstreffen, Branchenveranstaltungen oder durch den Austausch von Visitenkarten – zum Zwecke der Anbahnung und Pflege von Geschäftskontakten.

b. RECHTSGRUNDLAGE: Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist in diesem Fall das berechtigte Interesse von Valvex (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO), das in der Vernetzung im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit besteht.

c. UMFANG DER DATEN: Valvex verarbeitet nur personenbezogene Daten, die für die Kommunikation in der Geschäftsbeziehung relevant sind, d. h. z. B. Geschäfts-Telefonnummer, Geschäfts-E-Mail-Adresse, Name, Position.

d. BEARBEITUNGSZEIT – DATENSPEICHERUNG: Werden Daten auf der Grundlage eines berechtigten Interesses von Valvex (z. B. aus Sicherheitsgründen) verarbeitet, so werden die Daten so lange verarbeitet, bis das berechtigte Interesse erfüllt ist oder bis ein wirksamer Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt wird.

e. VERPFLICHTUNG ZUR BEREITSTELLUNG VON DATEN: Die Angabe von Daten ist freiwillig, aber für die Aufnahme einer Geschäftsbeziehung notwendig. Ohne die Angabe Ihrer Daten ist es unmöglich, irgendeine Art von Beziehung herzustellen.

5.9. NUTZUNG DER WEBSITE UND DER KONTAKTFORMULARE.

a. ZWECK DER VERARBEITUNG: Ihre Aktivitäten auf der Website, einschließlich Ihrer persönlichen Daten, werden mit Hilfe von Cookies und Social Plug-ins aufgezeichnet, über die Sie in der entsprechenden Cookie-Richtlinie mehr erfahren können. Wir verarbeiten die im Formular zur Kontaktaufnahme mit den Lieferanten angegebenen personenbezogenen Daten, um die Geschäftsbeziehung zu pflegen und über die angebotenen Dienstleistungen zu informieren.

b. RECHTSGRUNDLAGE: Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist das berechtigte Interesse von Valvex (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO), das darin besteht, den Nutzern der Website den Zugang zu den Inhalten der Website und die Kommunikation über die im Rahmen der Website verfügbaren Kanäle zu gewährleisten und Statistiken über die Website zu erstellen, um die Funktionalität der Website zu verbessern.

c. UMFANG DER DATEN: Valvex verarbeitet ausschließlich personenbezogene Daten, die über Cookies erfasst wurden, sowie Daten, die im Zusammenhang mit einer über das Kontaktformular der Website gestellten Anfrage übermittelt wurden.

d. BEARBEITUNGSZEIT – DATENSPEICHERUNG: Werden Daten auf der Grundlage eines berechtigten Interesses von Valvex (z. B. aus Sicherheitsgründen) verarbeitet, so werden die Daten so lange verarbeitet, bis das berechtigte Interesse erfüllt ist oder bis ein wirksamer Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt wird. Im Falle von installierten Cookies wird deren Verarbeitung so lange durchgeführt, bis Sie Ihre Zustimmung zurückziehen.

e. VERPFLICHTUNG ZUR BEREITSTELLUNG VON DATEN: Die Angabe von Daten ist freiwillig, jedoch für die Bearbeitung von Fällen und die Aufrechterhaltung der Beziehung im Rahmen der Kommunikation über die Website erforderlich.

5.10. SOZIALE NETZWERKE.

a. ZWECK DER VERARBEITUNG: Valvex verarbeitet die personenbezogenen Daten von Nutzern, die Valvex-Profile in sozialen Medien (Facebook, LinkedIn, Yotube-Kanal) besuchen. Diese Daten werden ausschließlich im Zusammenhang mit dem Betrieb des Profils verarbeitet, u. a. um Nutzer über die Aktivitäten von Valvex zu informieren und verschiedene Veranstaltungen, lehrreiche Veröffentlichungen, Dienstleistungen und Produkte zu bewerben.

b. RECHTSGRUNDLAGE: Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Valvex zu diesem Zweck ist das berechtigte Interesse (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO) an der Förderung der eigenen Marke.

c. UMFANG DER DATEN: Valvex verarbeitet grundlegende Identifikationsdaten (Vor- und Nachname, Name Ihres Profils), soweit Sie diese auf Ihrem eigenen Facebook-Profil veröffentlicht haben; andere Daten, die Sie auf Ihrem Facebook-Profil veröffentlicht haben.

d. BEARBEITUNGSZEIT – DATENSPEICHERUNG: Valvex verarbeitet die Daten der Nutzer der Dienste für die Dauer des berechtigten Interesses von Valvex, für den Zeitraum, in dem der Nutzer dem Profil von Valvex folgt und, im Falle der Kommunikation über die Dienste, für die Zeit, die notwendig ist, um die Konversation zu beenden.

e. VERPFLICHTUNG ZUR BEREITSTELLUNG VON DATEN: Wir erhalten alle Ihre Daten über Social Media-Unternehmen aus Ihrem öffentlichen Profil und Beiträgen auf der Valvex-Fanpage. Die Bereitstellung von Daten ist freiwillig, obwohl sie im Falle der Kommunikation über soziale Netzwerke für die Bearbeitung von Fällen und die Aufrechterhaltung der in der Kommunikation geführten Beziehung erforderlich ist.

6. DATENEMPFÄNGER.

6.1. Im Zusammenhang mit der Durchführung von Tätigkeiten, die eine Verarbeitung erfordern, werden personenbezogene Daten an externe Stellen weitergegeben, insbesondere an Lieferanten, die für den Betrieb von IT-Systemen und -Ausrüstungen zuständig sind, an einen Sicherheitsdienst, der Überwachungsaufgaben wahrnimmt, an Stellen, die Rechts- oder Buchhaltungsdienstleistungen erbringen, an Kuriere und Transportunternehmen.

6.2. Die Weitergabe personenbezogener Daten ist nur zulässig, wenn eine der in Art. 6 Abs. 1 oder Art. 9 Abs. 2 DSGVO genannten Bedingungen erfüllt ist.

6.3. Die Beauftragung eines Dritten mit der Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf der Grundlage einer Vereinbarung zur Beauftragung der Datenverarbeitung.

6.4. Valvex behält sich das Recht vor, ausgewählte Informationen über die betroffene Person an die zuständigen Behörden oder an Dritte weiterzugeben, die diese Informationen auf der entsprechenden Rechtsgrundlage und in Übereinstimmung mit den Bestimmungen des geltenden Rechts anfordern.

7. ÜBERTRAGUNG VON DATEN AUSSERHALB DES EWR.

Das Schutzniveau für personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) unterscheidet sich von demjenigen, das das europäische Recht vorsieht. Aus diesem Grund überträgt Valvex personenbezogene Daten nur dann außerhalb des EWR, wenn dies notwendig ist und ein angemessenes Maß an Schutz gewährleistet ist, vor allem durch:

• Zusammenarbeit mit Verantwortlichen für die Verarbeitung personenbezogener Daten in Ländern, für die eine einschlägige Entscheidung der Europäischen Kommission darüber ergangen ist, ob ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten gewährleistet ist;

• Anwendung der von der Europäischen Kommission herausgegebenen Standardvertragsklauseln, sofern ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten gewährleistet ist;

• Anwendung von verbindlichen Unternehmensregeln, die von der zuständigen Aufsichtsbehörde genehmigt wurden;

Valvex informiert Sie in der Phase der Datenerfassung stets über seine Absicht, personenbezogene Daten außerhalb des EWR zu übertragen.

8. ZEITRAUM DER VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN.

Die Dauer der Verarbeitung durch Valvex richtet sich nach dem Zweck der Verarbeitung. Die Dauer der Verarbeitung kann sich auch aus Rechtsvorschriften ergeben, wenn diese die Grundlage für die Verarbeitung bilden. Werden Daten auf der Grundlage eines berechtigten Interesses von Valvex (z. B. aus Sicherheitsgründen) verarbeitet, so werden die Daten so lange verarbeitet, bis das berechtigte Interesse erfüllt ist oder bis ein wirksamer Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt wird. Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, werden die Daten so lange verarbeitet, bis die Einwilligung widerrufen wird. Wenn die Grundlage für die Verarbeitung die Notwendigkeit für den Abschluss und die Erfüllung des Vertrags ist, werden die Daten bis zur Beendigung des Vertrags verarbeitet.

Die Verarbeitungsfrist kann verlängert werden, wenn die Verarbeitung für die Feststellung oder Geltendmachung von Ansprüchen oder die Abwehr von Ansprüchen erforderlich ist, und danach nur, wenn und soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

9. RECHTE IN BEZUG AUF DIE VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN – RECHTE DER BETROFFENEN PERSONEN.

Die betroffenen Personen haben folgende Rechte:

• Recht auf Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten – auf dieser Grundlage stellt Valvex der antragstellenden Person Informationen über die Verarbeitung der Daten zur Verfügung, insbesondere über den Zweck und die Rechtsgrundlage der Verarbeitung, den Umfang der gespeicherten Daten, die Stellen, an die die Daten weitergegeben werden, und den geplanten Zeitpunkt der Löschung;

• Recht, eine Kopie der Daten zu erhalten – auf dieser Grundlage stellt Valvex eine Kopie der verarbeiteten Daten zur Verfügung, die sich auf die antragstellende Person beziehen;

• Recht auf Berichtigung – Valvex ist verpflichtet, Unstimmigkeiten oder Fehler in den verarbeiteten personenbezogenen Daten zu berichtigen und sie zu vervollständigen, wenn sie unvollständig sind;

• Recht auf Löschung – auf dieser Grundlage können Sie die Löschung von Daten verlangen, deren Verarbeitung für die Erfüllung eines der Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich ist;

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung – wenn ein solcher Antrag gestellt wird, stellt Valvex die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ein – mit Ausnahme von Vorgängen, denen die betroffene Person zugestimmt hat, und der Speicherung der Daten gemäß den angenommenen Aufbewahrungsvorschriften – oder bis die Gründe für die Einschränkung der Verarbeitung nicht mehr bestehen (z. B. eine Entscheidung einer Aufsichtsbehörde, die die weitere Verarbeitung erlaubt);

• Recht auf Datenübertragbarkeit – auf dieser Grundlage gibt Valvex – sofern die Daten im Zusammenhang mit dem geschlossenen Vertrag oder der erteilten Einwilligung automatisiert verarbeitet werden – die von der betroffenen Person bereitgestellten Daten in einem computerlesbaren Format heraus. Außerdem ist es möglich, die Übermittlung dieser Daten an eine andere Stelle zu beantragen, vorausgesetzt, dass sowohl Valvex als auch die benannte Stelle technisch dazu in der Lage sind;

• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung zu Marketingzwecken – die betroffene Person kann jederzeit gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten zu Marketingzwecken Widerspruch einlegen, ohne diesen Widerspruch begründen zu müssen;

• Recht auf Widerspruch gegen andere Verarbeitungszwecke – die betroffene Person kann jederzeit aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten einlegen, die auf der Grundlage der berechtigten Interessen von Valvex erfolgt (z. B. zu analytischen oder statistischen Zwecken oder aus Gründen des Eigentumsschutzes); der diesbezügliche Widerspruch sollte eine Rechtfertigung enthalten;

• Recht auf Widerruf der Einwilligung – wenn die Daten auf der Grundlage der erteilten Einwilligung verarbeitet werden, hat die betroffene Person das Recht, diese jederzeit zu widerrufen, was jedoch die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt;

• Recht auf Beschwerde – wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten als Verstoß gegen die Bestimmungen der DSGVO oder anderer Datenschutzgesetze angesehen wird, kann die betroffene Person eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde für die Verarbeitung personenbezogener Daten einreichen, die für den gewöhnlichen Wohnsitz der betroffenen Person, ihren Arbeitsplatz oder den Ort, an dem der mutmaßliche Verstoß begangen wurde, zuständig ist. In Polen ist die Aufsichtsbehörde der Präsident des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten – Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. EINREICHUNG VON ANFRAGEN IM ZUSAMMENHANG MIT DER AUSÜBUNG VON RECHTEN.

10.1. Es kann ein Antrag auf Ausübung der Rechte der betroffenen Personen gestellt werden:

– schriftlich an die Adresse: VALVEX S.A., ul. Nad Skawą 2, 34-240 Jordanów.

– per E-Mail an die E-Mail-Adresse: rodo@valvex.com

10.2. Wenn Valvex nicht in der Lage ist, die Person auf der Grundlage des gestellten Antrags zu identifizieren, wird es den Antragsteller um zusätzliche Informationen bitten. Die Angabe dieser Daten ist nicht verpflichtend, führt aber dazu, dass der Antrag abgelehnt wird.

10.3. Der Antrag kann persönlich oder durch einen Bevollmächtigten (z. B. ein Familienmitglied) gestellt werden. Aus Gründen der Datensicherheit empfiehlt Valvex die Verwendung einer Vollmacht, die von einem Notar oder einem zugelassenen Anwalt beglaubigt wurde, was die Überprüfung der Echtheit des Antrags erheblich beschleunigt.

10.4. Der Antrag sollte innerhalb eines Monats nach Eingang beantwortet werden. Sollte eine Verlängerung dieser Frist erforderlich sein, informiert Valvex den Antragsteller über die Gründe für diese Maßnahme.

10.5. Wurde der Antrag auf elektronischem Wege an das Unternehmen gerichtet, so wird er in derselben Form beantwortet, es sei denn, der Antragsteller hat eine andere Form der Beantwortung verlangt. In anderen Fällen wird die Antwort schriftlich erteilt. Ist es aufgrund des Zeitpunkts der Anfrage nicht möglich, schriftlich zu antworten, und macht der Umfang der von Valvex verarbeiteten Daten des Antragstellers eine elektronische Kontaktaufnahme möglich, wird die Antwort auf elektronischem Wege übermittelt.

10.6. Die Gesellschaft speichert Informationen über den gestellten Antrag und die Person, die den Antrag gestellt hat, um sicherzustellen, dass die Einhaltung der Vorschriften nachgewiesen werden kann und um eventuelle Ansprüche der betroffenen Personen zu begründen, zu verteidigen oder geltend zu machen. Das Anforderungsregister ist so zu speichern, dass die Integrität und Vertraulichkeit der darin enthaltenen Daten gewährleistet ist.

11. GRUNDSÄTZE FÜR DIE ERHEBUNG VON GEBÜHREN.

11.1. Die Bearbeitung der eingereichten Anträge ist kostenlos. Gebühren können nur in folgenden Fällen erhoben werden:

• wenn eine zweite und jede weitere Kopie der Daten angefordert wird (die erste Kopie der Daten ist kostenlos); in diesem Fall kann Valvex die Zahlung einer Gebühr verlangen, die auf der Grundlage der Verwaltungskosten für die Erfüllung der Anfrage geschätzt wird;

• wenn ein und dieselbe Person übermäßige (z. B. extrem häufige) oder offensichtlich unangemessene Anfragen stellt; in diesem Fall kann Valvex die Zahlung einer Gebühr verlangen, die auf der Grundlage der Kosten für die Durchführung der Kommunikation und der mit der Durchführung der angeforderten Maßnahme verbundenen Kosten berechnet wird.

11.2. Wird eine Entscheidung über die Erhebung einer Gebühr angefochten, kann die betroffene Person eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde für die Verarbeitung personenbezogener Daten einreichen, die für ihren gewöhnlichen Aufenthalt, ihren Arbeitsplatz oder den Ort, an dem der mutmaßliche Verstoß begangen wurde, zuständig ist. In Polen ist die Aufsichtsbehörde der Präsident des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten – Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

12. ÄNDERUNGEN DER DATENSCHUTZBESTIMMUNGEN ZUR VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN.

Die Datenschutzbestimmungen werden ständig überprüft und bei Bedarf aktualisiert.